WIE HOLLU DENKT, ARBEITET UND FUNKTIONIERT GRI 102-11, 103-2, 103-3

Aus den strategischen Zielen leiten wir die jährliche operative Planung ab. Durch integrierte Managementsysteme, klar definierte Prozesse und eine laufende Zielüberwachung stellen wir eine planmäßige Umsetzung sicher.

Operative Planung

Auf Basis der strategischen Planung werden jährlich ab Jänner die operativen Schwerpunkte und Projekte für das folgende Geschäftsjahr, beginnend mit 01. April, ausgearbeitet. Dabei werden von der obersten Führungsebene in Abstimmung mit den Abteilungsleitern die konkreten Ziele der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter festgelegt und priorisiert. Parallel dazu erarbeiten die Kostenstellenverantwortlichen die Umsatz- und Kostenplanungen. Nach entsprechenden Abstimmungsrunden werden die Jahres- und Budgetpläne schließlich von der Geschäftsführung freigegeben.

Bei hollu gibt es, ergänzend zur Balanced Scorecard für das Gesamtunternehmen, die sogenannte Divisions- und Abteilungsziel-Balanced Scorecard (DAZ-BSC). In Tabellenform werden alle strategischen Ziele nach den 5 Perspektiven (Finanzperspektive, Stakeholderperspektive, Umwelt- & Sozialpolitikperspektive, Geschäftsprozessperspektive sowie Entwicklungsperspektive) gegliedert aufgelistet. Zu den vier gängigen Perspektiven einer BSC wurde bei hollu zusätzlich die „Umwelt- & Sozialpolitikperspektive“ geschaffen. Die Ziele aus unserem Unternehmens- & Nachhaltigkeitsprogramm sind so in der DAZ-BSC in den entsprechenden 5 Perspektiven wiederzufinden. Die Verantwortlichkeit für alle Ziele, alle Maßnahmen zur Zielerreichung sowie für alle Projekte sind den einzelnen Verkaufs-Divisionen und Abteilungen und den dort verantwortlichen Personen explizit zugeteilt worden. Die Projekte und aus den Maßnahmen resultierende Aufgaben finden sich in den Jahresplänen der jeweiligen verantwortlichen Personen wieder.

Controlling und Systemmanagement & Kundenzufriedenheit

Das Monitoring der vereinbarten Ziele und deren Erreichung erfolgt im Rahmen der sogenannten Tertialsgespräche. Dreimal im Jahr sprechen die Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern über die vereinbarten Ziele, evaluieren den Status und besprechen die weitere Vorgehensweise. Ergänzend dazu führen die internen Audits durch zwei Auditoren der Abteilung Systemmanagement und Kundenzufriedenheit, die Kostengespräche des Controllers mit den Kostenstellenverantwortlichen und eine regelmäßige Prozesskontrolle zum Erfolg. Beide Stellen berichten direkt an die Geschäftsführung. Das Systemmanagement konnte im Herbst 2018 erfolgreich ausgebaut werden.

Die Abteilung wird seitdem durch einen zusätzlichen Mitarbeiter im Bereich Qualitätsmanagement tatkräftig unterstützt. Zwei Mitarbeiterinnen wurden von der Abteilung Vertrieb Innendienst übernommen und kümmern sich um die Agenden der Kundenzufriedenheit. Das sind in erster Linie die Abwicklung von Kundenbeschwerden, aber auch organisatorische Tätigkeiten zu Retourwaren bis hin zur Abwicklung von Schadensfällen.

Das hollu Managementsystem

Das integrierte Managementsystem von hollu behandelt sämtliche Prozesse und alle Themen rund um das Umwelt-, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsmanagement. Die Abteilung Systemmanagement & Kundenzufriedenheit ist für das mehrfach zertifizierte Managementsystem und dessen Rezertifizierungen verantwortlich. Das Team im Systemmanagement achtet darauf, dass die Anforderungen für die bestehenden Zertifizierungen erfüllt sind, und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung mit internen Audits bei. Darüber hinaus werden die externen Audits organsiert, vorbereitet und die Durchführung begleitet sowie die Umsetzung etwaiger Maßnahmen gesteuert und kontrolliert. Ein wesentliches Element des Managementsystems ist der hollu Navigator. Dies ist eine Informationsplattform, mit der die gesamte Prozesslandkarte und Teilprozesse von hollu grafisch dargestellt werden. Außerdem wird mit dem hollu Navigator die Dokumentenlenkung abgewickelt und bereitgestellt. Darüber hinaus sind noch weitere wichtige Informationen für die tägliche Arbeit bei hollu verfügbar, wie z.B. Stellen- und Rollenbeschreibungen, die Unternehmensstrategie oder der Führungskreis 360°. Die Informationen sind für alle Beschäftigten im Unternehmen uneingeschränkt zugänglich.

Prozesslandkarte

Umweltmanagement

Umwelt- und Klimaschutz haben bei hollu einen sehr hohen Stellenwert. Ein effizienter Einsatz von Energie und Ressourcen sowie die Entwicklung und Vermarktung möglichst umweltfreundlicher Produkte stehen dabei im Fokus. hollu verfügt seit 2010 über ein nach ISO 14001 zertifiziertes Umweltmanagementsystem. Seit 2016 erfüllen wir zusätzlich die Anforderungen der EMAS-Verordnung, die auf den Grundlagen der ISO 14001 aufbaut und darüberhinausgehende Bestimmungen enthält. In unserem „Nachhaltigkeit- & Unternehmensbericht die holluworld“ haben wir die Anforderungen der EMAS-Umwelterklärung integriert, welche über die der ISO 14001 hinausgehen.

Qualitätsmanagement

Wir verfügen bereits seit 1998 über ein nach ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, das auf höchste Kundenzufriedenheit ausgerichtet ist. Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass die von uns angebotenen Produkte und Serviceleistungen höchsten Qualitätsanforderungen entsprechen. Sollte es dennoch mal einen Grund zur Reklamation geben, werden diese von hollu rasch und unkompliziert gelöst.

Auch bei den internen Prozessen streben wir stets eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität an. Für jeden Prozess gibt es einen Prozessverantwortlichen, der den reibungslosen Ablauf sicherstellt und bei Problemen der zuständige Ansprechpartner ist. Neue Prozesse werden mit nachfolgender 4-Schritte-Methode in das Managementsystem integriert:

I Prozessidentifikation und -abgrenzung
II Analyse IST-Prozess
III Konzeption SOLL-Prozess
IV Realisierung Verbesserungspotential

Die Qualitätssicherung findet in unserem Qualitätssicherungslabor statt.

Lerndienstleistungen für die Aus- und Weiterbildung

hollu mit der hollu Akademie ist seit 2018 nach ISO 29990:2010 zertifiziert.

Auf Basis der ISO 9001 wurde die erste Norm weltweit, die Anforderungen an Lerndienstleister mit ihren Lerndienstleistungen stellte, die ISO 29990 „Lerndienstleistungen für die Aus- und Weiterbildung“ 2010 geschaffen. Sie bietet eine gemeinsame Richtlinie für Lerndienstleister bei der Konzeption, Entwicklung und Durchführung von Lerndienstleistungen jenseits der formalen Bildung. Die Norm wird in mehr als 50 Ländern verwendet und wurde von mehreren tausend Organisationen und Behörden implementiert.

Die DIN ISO 29990 wurde jedoch am Jahresende 2020 zurückgezogen und durch die ISO 21001 und ISO 29993 ersetzt. Die bestehenden Zertifizierungen nach DIN ISO 29990 behalten bis zum Ablauf des Zertifikates (hollu 2024) ihre Gültigkeit und werden weiterhin überwacht. Unsere Rezertifizierungen werden wir in Zukunft mit der Nachfolgenorm ISO 29993 durchführen.

Risikomanagement

Das Risikomanagement hilft der Unternehmensführung, wesentliche Risiken rechtzeitig zu erkennen und bei der Bewertung strategischer Alternativen und der Festlegung von Zielen in der Lage zu sein, mögliche Risiken zu bewältigen.

Durch die Berücksichtigung einer ganzen Reihe potenzieller Ereignisse ist das Management außerdem in der Lage, Chancen zu erkennen und zu nutzen. Wir wollen ein optimales Verhältnis zwischen Chancen und Risiken finden.

Eine stets systematische Analyse von Unternehmensrisiken führt hollu jährlich im Rahmen der Strategieevaluierung durch. Im Fokus stehen die Entwicklungen unseres unmittelbaren geschäftlichen Umfelds sowie die globalen Megatrends (Klimawandel, Ressourcenverknappung, Digitalisierung, Automatisierung).
Im Rahmen der sogenannten Kontextanalyse diskutieren unsere Führungskräfte vergangene, aktuelle und künftige Entwicklungen und bewerten im Zuge dessen auch politische, ökonomische, sozio-kulturelle, technologische und ökologische Risiken.
Ebenso werden die Chancen und Risiken in den einzelnen Abteilungen (z.B. Forschung und Entwicklung, Produktmanagement, Einkauf) und in der Projektplanung erhoben und betrachtet. Dabei werden nicht nur die Risiken berücksichtigt, die für hollu bestehen, sondern auch etwaige Risiken, die von hollu ausgehen, z.B. Umweltauswirkungen und Sicherheitsrisiken.
Bei akuten Ereignissen kann entsprechend flexibel und angemessen reagiert werden, wie am Beispiel des COVID-Managements bei hollu sehr gut zu sehen war.

Im Unternehmen wurde ein Krisenstab eingerichtet und ein Krisenplan mit vier Eskalationsstufen erarbeitet: Schutzschirm – Rettungsschirm – Sanierung – Insolvenz. Oberstes Ziel war und ist die Liquiditätssicherstellung. Es wurde täglich die Situation neu beurteilt und darauf reagiert.

Die Mitarbeiter wurden stets über die Plattform holluNet sowie über Videobotschaften der Geschäftsführung über die aktuelle Situation und Maßnahmen informiert. Als Hersteller von Reinigungs- und Desinfektionsmitteln wurde das Unternehmen als systemrelevant (kritische Infrastruktur) eingestuft. Es wurden die hollu Corona-Ampel & der hollu Hygienekodex eingeführt sowie die Möglichkeit für die Mitarbeiter geschaffen, wöchentlich einen COVID-19-Antigen-Schnelltest durchzuführen. Darüber hinaus wurde eine betriebliche Impfstelle für die COVID-Impfung eingerichtet. Darauf folgten stets Informationen über die Abgabe von COVID-19-Antigen-Schnelltests und später COVID-19-PCR-Gurgeltest bei hollu in Zirl.

Compliance-Management (Rechtskonformität)

Die Einhaltung der Rechtskonformität wird bei hollu durch eine Softwarelösung unterstützt. In deren Datenbank sind sämtliche Rechtsvorschriften, Genehmigungsbescheide, Normen und andere Vorgaben enthalten, die für uns relevant sind.

Ein externer Dienstleister versorgt uns regelmäßig mit einem Newsletter und informiert uns laufend über gesetzliche Änderungen. Darüber hinaus nutzen wir den Newsletter der BGBI.-Redaktion, um über Gesetzesänderungen informiert zu sein.

Aufgrund der Menge an Gesetzen, die von hollu einzuhalten sind, ist die Einhaltung der Rechtskonformität bei uns auf mehrere Schultern verteilt. Für jede gesetzliche Verpflichtung ist eine verantwortliche Funktion im Unternehmen, welche gesetzliche Änderungen auf etwaigen Handlungsbedarf von hollu prüft und das Systemmanagement informiert. Das Systemmanagement ist die zentral koordinierende Stelle und aktualisiert daraufhin im Bedarfsfall die Rechtsdatenbank, informiert die betroffenen Funktionen über ihre Aufgaben und überwacht die Umsetzung.

CSR-Management

CSR-Management ist bei hollu keine eigenständige Disziplin, sondern in allen Aktivitäten und Abläufen – von der Planung und Steuerung über die operativen bis hin zu den unterstützenden Prozessen – integriert.

Bei der Strategieentwicklung – die alle fünf Jahre stattfindet – werden alle Ziele und Maßnahmen auf ihre ökologischen, sozialen und ökonomischen Auswirkungen geprüft und die entstandenen Ziele in die Balanced Scorecard eingearbeitet, womit die Basis für die Jahresplanungen der operativen Einheiten gegeben ist.

Damit ist sichergestellt, dass die nachhaltige Ausrichtung der Strategie auf die operative Ebene heruntergebrochen wird – Top-down. Die operativen Einheiten haben die Aufgabe, im Rahmen der Jahresplanung die Ziele so auszurichten, dass sie zur Erfüllung der strategischen Ziele bestmöglich beitragen – Bottom-up.
Es wird stets auf eine nachhaltige Umsetzung geachtet und dies wird durch entsprechende regelmäßige Evaluierungen (Analyse und Reporting) vom Systemmanagement sichergestellt.
Im laufenden Geschäftsjahr erfolgt dann die Umsetzung der Maßnahmen zur Zielerreichung. Weitere Steuerungsmöglichkeiten ergeben sich aus den regelmäßigen Tertialsgesprächen, in denen die Erreichung der nachhaltigen Ziele geprüft und in Tertialsberichten dokumentiert wird.

Diese Systematik stellt sicher, dass bei jeglichen Aktivitäten stets auch der Nachhaltigkeitsgedanke im Blickfeld bleibt. Seit 2021 hat hollu jetzt auch eine Nachhaltigkeitsmanagerin. Sie ist unter anderem zuständig, beim Entwickeln sowie Herausarbeiten von nachhaltigen Optimierungs- und Verbesserungsvorschlägen zu unterstützen und im Zuge des Nachhaltigkeits-Controllings diese Maßnahmen und deren Umsetzung sowie Erfolge dieser Maßnahmen zu begutachten. CSR-Management kann als voll integrierter Bestandteil der täglichen Arbeit von hollu betrachtet werden.

Ein Schwerpunkt ist stets die Weitergabe von Information (Kommunikation) und Bewusstseinsbildung. Transparenz dient als Grundlage für Vertrauen und als Chance, auch an einem der vielen Projekte, die hollu vorantreibt, teilzunehmen. Aber auch im Sinne von „tu Gutes und sprich darüber“ soll jeder erfahren, was wir für die Zukunft planen. Dieser Unternehmensbericht ermöglicht einen guten Einblick in alle unsere Aktivitäten und Vorhaben.